事務業務をはじめさまざまな分野で利用されるfaxは、デジタル通信が主流となった現代においても一定の需要を保ち続けている。特に紙でのやりとりや署名入り書類の送受信を必要とする場面など、電子メールだけでは完結しにくい局面で根強い支持がある。一方で、faxを取り扱う業者の数も多く、どのサービスを選ぶべきか検討する際には、いくつか比較すべき重要なポイントが存在する。faxの利便性のひとつに、手軽さと即時性がある。インターネットを介したコミュニケーションが一般化する以前から使われてきたため、年齢や職種を問わず利用者層は広い。
また、やり取りした証拠が紙として残ることも特徴のひとつであり、帳票管理や文書保管を重視する組織にとっては安心材料となる部分だ。その一方で、通信費やランニングコスト、機器の管理負担、情報の管理体制など、解決すべき課題もある。このため、紙のfax機器だけでなく、近年ではデジタルfaxと呼ばれるクラウド型のサービスも登場している。多様な業者がサービスを提供している現状では、何を基準に選ぶかが重要となる。最初に比較したい点は、送受信機能の違いである。
従来型のfaxの場合、専用の機器と電話回線が必須になっていたのに対し、ウェブ上でやり取りが行えるサービスでは、電子データとしてデバイスに保存したり、閲覧することが可能だ。また、複数人でfaxを共有できる仕組みを取り入れている業者もあり、導入形態によって社内フローに適したサービスを選ぶことが求められる。費用面の比較も欠かせない。基本料や従量課金の有無、初期設定費用、機器レンタル費用など、各業者で違いが生まれやすい部分である。紙のfaxは通信料や用紙、トナーなどの消耗品コストが一定程度かかるが、クラウド型のfaxでは月額定額のプランが大多数を占めている。
また、受信だけ無料で送信時のみ課金するタイプや、送信先に応じた差別化プランを用意している事業者もある。業務量や送受信枚数、活用頻度などをふまえ、自社の運用スタイルに即したコストの算定が重要である。使い勝手も重視すべきポイントである。例えば、webブラウザのみでfaxを管理できるサービスでは、パソコンやスマートフォンなど複数の端末からアクセスできるものが多い。さらに、送信ボックスやフォルダ管理などの機能面が充実しているか否か、また既存の業務システムやメールアドレスとの連携の可否なども比較時に見逃せない要素である。
他にも自動仕分けや転送、キーワード検索、外出先からの送受信対応など、付加価値の高さで差がつく場合もある。セキュリティ面の配慮も忘れてはならない。faxを利用する際には、個人情報や機密文書の漏えいリスクが懸念される。業者によっては通信の暗号化をはじめ、利用者認証やログ管理、ウイルスチェックなどのセキュアなシステムを備えているところも多い。また、物理的な書類管理が発生しないデジタルfaxは、紛失や誤送信リスクの低減にもつながる。
こうした観点から、情報保護体制やプライバシーマークなどの認証取得状況の確認も重要となる。サポート体制も比較検討すべき項目である。運用において障害が発生した際の初動対応や、導入時の設定アドバイス、操作マニュアルの提供範囲、さらには運用中の質問受付にどこまで応じてくれるかなど、業者によってスタンスは異なる。大規模な顧客を多数抱える業者ほど、専用コールセンターやチャット窓口など多様なサポートチャネルを持っているケースもある。組織の規模や運用担当者のITリテラシーに応じて、そのサービスのサポートが自社にマッチしているかどうか、割り戻して検討することが望まれる。
このようにfaxサービスを選定する際には、通信方法や費用、機能性、セキュリティ、サポートなど多角的な観点で細かな比較検討が必要となる。特にfaxの利用頻度や文書の重要度、組織特有の運用ルール次第で最適な業者は異なる。事前に自社のニーズを洗い出したうえで、各業者の資料やデモンストレーションを活用しながら、より適したfaxサービスの選定に繋げていくことが、効率的な業務推進の一助となる。利用開始後も定期的な運用見直しや他社サービスとの比較を継続することで、コスト削減や業務効率化の実現がより現実的なものとなるだろう。faxはデジタル通信が普及した現代でも、特に紙でのやり取りや署名入り書類の送受信が必要な場面で根強く使われている。
従来のfaxは証拠書類が紙で残ることや、幅広い利用者層に浸透している点で利便性が高い一方、通信費や管理負担、情報管理の課題も指摘されてきた。そのため最近では、クラウド型のデジタルfaxサービスも多く登場しており、選択肢が広がっている。サービス選定にあたっては、送受信機能の違い、費用体系、使い勝手、セキュリティ、サポート体制の5つが重要な比較ポイントとなる。従来型では機器と電話回線が必須だが、クラウド型ではPCやスマートフォンからアクセスでき、複数ユーザーの共有も可能だ。料金体系も定額や送信用のみ課金などさまざまで、自社の業務量や運用方法に合わせたコスト試算が求められる。
また、ブラウザでの操作性や自動仕分け、既存システムとの連携機能なども検討材料となる。セキュリティ面では、暗号化や認証、ログ管理など情報漏洩対策の有無に注意が必要だ。サポート体制についても、運用時のトラブル対応や導入サポートが自社に合致しているか確認したい。faxサービスの選定は多方面から検討を重ね、利用後も定期的に見直しを行うことで、業務の効率化やコスト削減に繋げていくことが大切である。faxの業者のことならこちら